ICT-shared service centers een sprookje?

Over het belang van realistisch verwachtingenmanagement bij SSC’s

Gepubliceerd op

Vragen?

Nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws over onze activiteiten en meld je aan voor de nieuwsbrief.

Aanmelden

De start van ICT-shared service centers (ICT-SSC’s) door samenwerkende gemeenten gaan vaak gepaard met hoge verwachtingen. De vorming van het ICT-SSC’s zal onverkort zorgen voor alles wat gemeenten op gebied van informatievoorziening en verbindingen nu en in de toekomst nodig hebben, tegen lagere kosten (vastgelegd in taakstellingen), met hoge kwaliteit en met minder (personele) kwetsbaarheid. En niet onbelangrijk: het weerbarstige en als lastig ervaren ICT-dossier wordt buiten de eigen organisatie gezet.

Geschreven door: Bert Aalbers, Ruud Mollema en Marieke van der Putten

De hooggespannen verwachtingen over ICT-SSC’s worden meestal gebaseerd op aantrekkelijke publicaties en positief gestelde, met name  financiële business cases, die bovendien helpen om politiek en bestuurlijk draagvlak te verkrijgen in de veelal langdurige voorbereidingstrajecten. Deze onrealistisch hoge verwachtingen worden daarna als een strop om de nek van het net gestarte ICT-SSC gelegd, met een financiële taakstelling als extra gewicht aan de voeten geknoopt. 

Het samenvoegen van ICT en andere voorzieningen van verschillende organisaties en de bijbehorende (bloed-)groepen van ambtenaren is echter een fors karwei met hoge investeringen en transitiekosten, dat in de praktijk zeker drie jaren in beslag neemt. Uitkomst veelal: robuuste, dubbel uitgevoerde rekencentra met een infrastructurele kwaliteit, die vele malen hoger was dan voorheen. Daarna begint pas de echte optimalisatieslag bij het shared service center en bij de deelnemers, die eenzelfde periode beslaat, waarbij het delen en het sterk verminderen van het aantal applicaties en samenwerking in dienstverlening een volgende fase inluidt. Ook het fatsoenlijk afscheid nemen van niet langer gekwalificeerd personeel dat vanuit de deelnemers in de samenwerking is terechtgekomen leidt tot hoge afvloeiingskosten. 

Voorgespiegelde besparingen worden niet gehaald, omdat ICT nu eenmaal steeds dominanter en dus duurder wordt.

De investeringen in infrastructuur, gekwalificeerd personeel en inmiddels weer nieuwe devices als smartphones en tablets leiden ondertussen tot kostenstijgingen. De beoogde besparingen worden echter al vanaf jaar twee ingeboekt op de begroting door de deelnemende gemeenten. De uitkomst van beiden zet een onevenredig grote druk op de directeur van het SSC en haar bestuurders, omdat het ongelijke grootheden zijn, die nooit verenigd kunnen worden. Voorgespiegelde besparingen worden immers niet gehaald, omdat ICT nu eenmaal steeds dominanter en dus duurder wordt. De wethouders kunnen dit niet aan hun gemeenteraden uitleggen en gemeentesecretarissen eisen dat er stringent ingegrepen wordt om de resultaten van het shared services conform de prognoses te krijgen. Niet realistisch maar de meeste direct betrokkenen bij de shared services, raadsleden, bestuurders en ambtenaren, gaan toch mee in dit inmiddels collectieve sprookje [1]. Zou het niet goed zijn als we ophouden met het geloven in dit sprookje?

Het niet meer geloven in sprookjes betekent wat ons betreft zeker niet dat de vorming van shared services gestopt moet worden. Zij maken dingen mogelijk die gemeenten zelfstandig niet meer kunnen en bieden op de middellange termijn zeker voordelen voor de deelnemende gemeenten. Waar nieuwe ontwikkelingen vanuit deelnemers en wetgeving hierom vragen, moet het toch mogelijk zijn de plannen voor en verwachtingen over de shared service bij te stellen, zonder dat hierdoor onnodig wethouders en bestuurders sneuvelen. Daartoe dient de mythe van besparingen verruild te worden voor een focus op de dienstverlening, met daarbij behorende inherente ICT-kosten. Diensten zijn immers tastbaar, de onderliggende ICT (zeker) niet.

En zullen we ons bij de start van een SSC vooral baseren op feitelijke programma- en integratieplannen met realistische prognoses over de te realiseren besparingen op (de stijging van) kosten en termijn waarin kwaliteitsverbeteringen kunnen worden gerealiseerd? Vervolgens kunnen directie en bestuur het shared service center conform plan vormgeven. En leven ze nog lang en vooral gelukkig….

[1] Per 1 januari 2018 zijn er al 24 gemeentelijke fusie-organisaties en participeren 59 gemeenten in een ambtelijke fusie. Dat is meer dan 15% van het totaal aantal Nederlandse gemeenten. 20% van het aantal gemeenten met 30.000 inwoners of minder neemt deel in een ambtelijke fusie. Dat betekent dat ruim 1,7 miljoen inwoners diensten en producten afnemen, afkomstig vanuit een ambtelijke fusieorganisatie. 260 bestuurders en 1.186 raadsleden delen hun ambtenarenapparaat met buurgemeenten.

Blogreeks

Deze blog maakt onderdeel uit van een blogreeks in de aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen van 2018.

Is uw gemeente klaar voor de informatiesamenleving? Lees meer

Nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws over onze activiteiten en meld je aan voor de nieuwsbrief.

Aanmelden