PBLQ Periodieke Review

Hoe houdt u grip op een langlopend programma of project? En hoe zorgt u dat de stuurgroep stuurt en de werkgroep werkt? Projecten en programma's worden complex wanneer politieke wensen en verwachtingen en organisatorische en technische oplossingen door elkaar gaan lopen. Een onafhankelijke buitenstaander helpt u om steeds kritisch naar het project te blijven kijken en begrip te krijgen voor de relatie tussen beleid en projectuitvoering.

De periodieke review kenmerkt zich door periodieke, kortlopende onderzoeken tijdens de opstart, de uitvoering en de afsluiting van uw programma of project. Op uw verzoek kunnen hieraan verdiepende onderzoeken worden toegevoegd. Deze reviews kunnen zich richten op de besturende processen, de uitvoerende processen of beide. 

Periodieke reviews in het ritme van uw project of programma

Met de periodieke review vergroot u de kans dat het project of programma binnen tijd en budget de gestelde (sub)doelen haalt. De auditor beoordeelt de ontwikkeling van het programma en geeft een vooruitblik op de komende periode en de risico's die zich ontwikkelen. Het werk van de reviewers wordt afgestemd op het ritme en de risico's van het project en de specifieke wensen van de opdrachtgever. Periodieke reviews kunnen bijvoorbeeld plaatsvinden bij:

  • De voorbereiding van stuurgroepvergaderingen;
  • De keuze voor de opstart van een (deel-)project;
  • De validatie van een businesscase;
  • Het programma van eisen en de keuze voor een leverancier in een aanbestedingstraject;
  • De tussentijdse evaluatie van een gekozen aanpak;
  • De oplevering van de resultaten aan een beheerorganisatie;
  • De afsluiting en evaluatie van een project of programma.

Zekerheid over kwaliteit begrijpelijke taal

Gedurende de looptijd van een project of programma kan op diverse momenten de behoefte ontstaan aan zekerheid door middel van een onafhankelijk oordeel of advies. Of dit nu is bij reguliere voortgangsrapportages, bij specifieke beslismomenten, bij geschillen of bij verhoogde politieke aandacht, een review leidt tot een expert advies in begrijpelijke taal. Dat voorkomt dat kostbare stuurgroeptijd verloren gaat in discussies over technische details en dat onduidelijke besluiten worden genomen. De periodiek review geeft zekerheid over de feiten en helpt stuurgroepen en projectuitvoerders hun eigen verantwoordelijkheid te nemen en in hun rol te blijven. Een periodieke review zorgt dus voor kwaliteitsborging en daarmee voor:

  • Extra zekerheid en advies over de inhoud van de producten;
  • Extra zekerheid en advies over projectuitvoering en -beheersing;
  • Duidelijke besluitvorming in de stuurgroep over tijd, geld en functionaliteit 
  • Antwoord op specifieke vragen van de opdrachtgever; 
  • Risicosignalering in het project en de omgeving;
  • Het scherp houden van de opdrachtgever en de uitvoerende organisatie;
  • Handelingsperspectief wanneer de uitvoering dreigt vast te lopen.

Als referentiekader in de review hanteren wij afhankelijk van het onderwerp overeengekomen uitgangspunten en kwaliteitsstandaarden, aangevuld met onze jarenlange praktijkervaring. De resultaten van de review worden vastgelegd in een toegankelijk geschreven managementnotitie met duidelijke conclusies en aanbevelingen voor zowel de opdrachtgever als de projectorganisatie.

Quality Assurance op basis van MSP

In 2013 heeft PBLQ als eerste in Nederland reviews ontwikkeld op basis van Managing Succesful Programmes. Deze methode wordt steeds vaker gebruikt en daarom hebben wij een Healtcheck ontwikkeld om bij start van een programma of daarna vast te stellen hoe effectief MSP is ingezet in het programma. End-of-Tranchmetingen zijn cruciaal in MSP, maar niet uitgewerkt. PBLQ heeft een handzame End-of-Tranchmeting ontwikkeld voor ketenprogramma's. Om de kwaliteit van de samenwerking in ketens vast te stellen hebben wij een Ketenmeting gemaakt waarmee rollen en verantwoordelijkheden en risico's in de samenwerking inzichtelijk en bespreekbaar worden gemaakt voor de opdrachtgever, ketenpartners en programma.

Wie voeren de periodieke review uit?

De uitvoering vindt plaats door een team van deskundigen met actuele kennis van programma- en projectbeheersing, ketensamenwerking en projectuitvoering in de publieke sector. Onze auditors hebben vaak zelf lijnfuncties bekleed of grote programma's geleid. Een aantal van hen is als ervaren programmamanager gecertificeerd als practitioner en zelfs advanced practitioner van MSP.

Gedurende de gehele looptijd van de periodieke review heeft u te maken met een vast team. Voor specifieke vragen kan het team extra deskundigheid inroepen. Denk aan de inzet van aanbestedingsjuristen bij een review op een inkoopproces, een registeraccountant bij een diepgaand verantwoordingsvraagstuk of de PBLQ hoogleraren bij meer beschouwelijke aspecten.

Wat zijn uw voordelen en besparingen?

De periodieke review met zijn kortlopende onderzoeken biedt u de volgende voordelen:

  • Op vaste momenten extra zekerheid over kwaliteit en voortgang van programma of project
  • Snelle en adequate inzet door een vast en daardoor betrokken team
  • Een geringe belasting voor uw projectorganisatie en toch een continue 'vinger aan de pols'
  • Heldere en snelle besluitvorming door rapportages die bijdragen aan zekerheid over de inhoud van stuurgroepstukken.

De kosten van de periodieke review verdienen zich gemakkelijk terug. Sterker nog: de besparingen kunnen zodanig zijn dat een opdrachtgever tientallen procenten op zijn projectkosten kan besparen.

Referenties

  • Loonaangifteketen UWV/Belastingdienst, opdrachtgever minister van SZW en staatssecretaris van Financiën
  • Ontwikkeling Nationaal Pensioen Register, opdrachtgever voorzitter bestuur Stichting NPR
  • De realisatie van het Diplomaregister, opdrachtgever het ministerie van OCW
  • Keteninformatisering in de Vreemdelingenketen, opdrachtgever Programma keteninformatiseting J&V
  • Operatie BRP, opdrachtgever gedelegeerd opdrachtgever namens Minbzk / DGKB