PBLQ Audit

De PBLQ audit is een traject op maat, waarbij we aan de hand van een met u vastgesteld referentie-kader bekijken of het 'object van onderzoek' voldoet aan de eisen uit het kader. Het onderzoeksobject kan divers zijn: denk aan een project, programma, systeem, applicatie, proces of organisatie-onderdeel van uzelf, in een keten of van een over te nemen organisatie. De audit leidt niet alleen tot het inzicht op welke punten uw project of systeem wel of niet aan het referentiekader voldoet, maar ook tot concrete en haalbare aanbevelingen om de 'non-compliance' op te lossen. Wij noemen dit het handelingsperspectief van de audit: welke stappen zijn nodig om uit de audit gebleken aandachtspunten te verbeteren.

Onderzoek in vier duidelijke fasen

De PBLQ audit bevat vier fasen:

  1. Voorbereiding
  2. Onderzoek en analyse
  3. Rapportage
  4. Nazorg

Voorbereiding

De voorbereidingsfase richt zich op het scherp krijgen van uw vraag en daarmee de scope en diepgang van de audit. In een persoonlijk intakegesprek verkennen de PBLQ auditors samen met u de aanleiding voor de audit, het onderzoeksgebied, de wederzijdse verwachtingen en wat u met de audit wil bereiken. Hun grote -veelal ambtelijke - ervaring maakt onze auditors tot uw juiste gesprekspartner.

Het referentiekader heeft een centrale rol in de audit: het bevat het normenkader of de kwaliteitsstandaarden waaraan uw project wordt getoetst. Wij besteden dan ook veel zorg aan de keuze van een referentiekader dat is toegesneden op uw situatie. Het uiteindelijke referentiekader en de daarbij behorende normen stellen we in overleg met u vast. Ook stellen wij samen met u het plan van aanpak vast.

Onderzoek en analyse

Het onderzoek is veelal een combinatie van documentonderzoek, interviews en eigen waarnemingen. De interviews en waarnemingen vinden altijd plaats na overleg met u als opdrachtgever. Vaak interviewen de PBLQ auditors personen uit verschillende lagen van de organisatie en met verschillende rollen: bestuurders, managers, medewerkers, gebruikers, beheerders en toezicht-houders. Door deze brede benadering kunnen we een genuanceerd beeld ontwikkelen. Ook kan het nuttig zijn om te benchmarken met vergelijkbare organisaties.
De bevindingen uit de interviews en documentenstudie zetten we af tegen het toetsingskader. Het resultaat van de onderzoek- en analysefase is een bevindingenrapportage gericht op de verschillen tussen het toetskader en de feitelijke situatie. Bij omvangrijke audits met een langere doorlooptijd is ook een tussentijdse rapportage denkbaar.

Rapportage

Voordat wij een eindrapportage uitbrengen, is er gelegenheid voor 'hoor' en 'wederhoor' over onze bevindingen. Zo beperken we niet alleen de kans op feitelijke onjuistheden, maar dragen we ook bij aan draagvlak voor de conclusies van de audit en wordt uw organisatie niet voor verrassingen gesteld. In de rapportage gaan wij niet alleen in op de bevindingen naar aanleiding van de toets aan het referentiekader, maar geven wij ook heldere aanbevelingen om geconstateerde aandachtspunten te verbeteren. Het rapport van een PBLQ audit biedt altijd handelingsperspectief: een set van concrete en haalbare acties, waarmee u dichterbij uw doelstellingen komt.

Nazorg

De betrokkenheid van de PBLQ auditors stopt niet bij het rapport. U heeft als opdrachtgever een doel met de rapportage. In de nazorgfase helpen wij u met het bereiken van dat doel. Bijvoorbeeld door de resultaten van het onderzoek te presenteren aan verschillende doelgroepen, een samenvatting te maken of een stappenplan op te stellen. In deze fase helpen wij u om de boodschap uit de audit duidelijk bij de verschillende doelgroepen te laten landen.

Kwaliteitsborging

In elke fase borgen we de kwaliteit van de audit. PBLQ heeft een Kwaliteits Management Systeem en is ISO 9001:2000 gecertificeerd. Voor het bewaken van een kwalitatief goede planning en uitvoering van de opdracht voegen wij een kwaliteitsbewaker aan het auditteam toe. Dit is doorgaans een zeer ervaren collega. De kwaliteitsbewaker ondersteunt de auditors inhoudelijk tijdens het project en ziet er kritisch op toe dat de kwaliteit van de opdrachtuitvoering perfect is.